Kody QR w formacie PDF dla dokumentów zgodności: skuteczny sposób na aktualizowanie zasad

Dokumenty polityczne mają tendencję do szybkiego starzenia się. 

Zmieniono kodeks postępowania, zaktualizowano politykę prywatności danych, a umowa z dostawcą zmieniła klauzulę o odszkodowaniu. Mimo to pracownik wciąż czyta osiemnastomiesięczną wersję, ponieważ zaktualizowany dokument nigdy do niego nie dotarł.

To jedno z mniej znanych ryzyk związanych z przestrzeganiem przepisów, z którymi zmagają się zespoły prawne w firmach. Różnica między momentem aktualizacji dokumentu a momentem, w którym każda odpowiednia osoba ma dostęp do nowej wersji. Drukowane podręczniki, pliki PDF wysyłane e-mailem i przesyłane do intranetu – wszystkie te rozwiązania działają w miejscu dystrybucji. Jednak żadne z nich nie rozwiązuje problemu związanego ze zmianą dokumentu.

A PDF QR kod w przypadku dokumentów zgodności równanie to zmienia się całkowicie. 

Oto jak to działa.

Prawdziwy problem: dystrybucja, która źle się starzeje

Sednem problemu zgodności jest kwestia dokumentacji. 

Przepisy się zmieniają. Polityki ewoluują. Wymagania audytowe ulegają zmianom. I za każdym razem, gdy to się dzieje, zespół odpowiedzialny za daną politykę musi zaktualizować dokument, poinformować o zmianie i dopilnować, aby ludzie przestali powoływać się na starą wersję. 

Badania nad zarządzaniem dokumentami pokazują, że 46% pracowników twierdzi, że „czasami lub prawie zawsze” ma trudności ze znalezieniem informacji potrzebnych do wykonywania pracy. W kontekście zgodności z przepisami jest to kwestia odpowiedzialności. Przestrzeganie przez pracownika przestarzałej polityki prowadzi zarówno do niespójności operacyjnej, jak i narażenia na audyt.

Tradycyjny model dystrybucji pogarsza sytuację. 

Gdy plik PDF z informacjami o zgodności jest wysyłany e-mailem, drukowany do pakietu wdrożeniowego lub publikowany jako link w intranecie, staje się statycznym artefaktem. Jest zamrożony w miejscu dystrybucji. Gdy dokument ulega zmianie, trzeba odnaleźć każdą kopię, wycofać ją i ponownie rozpowszechnić. W różnych działach i regionach geograficznych proces ten jest wyczerpujący i rzadko ukończony.

Dynamiczny kod QR w PDF przerywa ten cykl. Zamiast kodować sam plik PDF, koduje krótki adres URL, który zawsze przekierowuje do aktualnej wersji dokumentu. Aktualizacja pliku PDF powoduje zastąpienie pliku źródłowego. Kod QR pozostaje niezmieniony. 

Dystrybucja fizyczna staje się trwała, należy zmienić jedynie zawartość.

Przeczytaj także: Przypadki użycia kodów QR PDF dla różnych sektorów

Kod QR w formacie PDF dla dokumentów zgodności: Kluczowe przypadki użycia

Kody QR w formacie PDF są najbardziej przydatne wszędzie tam, gdzie dokumenty polityki muszą pozostać dostępne i aktualne po dystrybucji. Chociaż polityka zazwyczaj należy do działu, któremu podlega, dział prawny lub dział ds. zgodności może nadzorować jej przegląd i zarządzanie. Kod QR jest zazwyczaj tworzony i zarządzany przez zespół odpowiedzialny za dystrybucję lub egzekwowanie danej polityki. 

Oto kilka najbardziej praktycznych przypadków wykorzystania dokumentów polityki:  

Podręczniki dla pracowników i dokumenty dotyczące polityki kadrowej (zwykle będące własnością zespołów HR i przez nie utrzymywane): Procedury dyscyplinarne, zasady dotyczące urlopów, kodeksy postępowania, zasady pracy zdalnej i wytyczne dla pracowników zmieniają się regularnie. Działy HR mogą jednorazowo osadzić kod QR w podręczniku i aktualizować powiązany plik PDF za każdym razem, gdy zmieni się polityka, bez konieczności ponownego wydawania podręcznika. 

Wersja drukowana podręcznika pozostaje niezmieniona, natomiast powiązany dokument zawsze odzwierciedla jego najnowszą wersję.

Powiadomienia dotyczące przepisów i polityki w miejscu pracy (zazwyczaj zarządzane przez zespoły ds. operacji, obiektów lub HSE): Polityki dotyczące praw pracowniczych, bezpieczeństwa i higieny pracy, polityki dotyczące gości oraz informacje dotyczące przetwarzania danych często muszą być widoczne w przestrzeniach fizycznych. Zespół odpowiedzialny za utrzymanie tych informacji może jednorazowo umieścić kod QR na każdej informacji i aktualizować powiązany dokument polityki w przypadku zmiany wymagań. 

Zawiadomienie pozostaje aktualne, a polityka, na której się opiera, pozostaje aktualna.

Pakiety zasad dla dostawców i wykonawców (zazwyczaj utrzymywane przez Dział Zamówień Publicznych we współpracy z Działem Prawnym i Zgodności): Dostawcy i wykonawcy często otrzymują dokumenty dotyczące polityki po rozpoczęciu współpracy, takie jak kodeksy postępowania dostawców, zasady bezpieczeństwa na miejscu, zasady poufności i wymogi dotyczące przetwarzania danych. Zespoły ds. zaopatrzenia mogą dodać kod QR w formacie PDF do dokumentacji zgodności, dzięki czemu dostawcy uzyskujący do niej dostęp później zawsze zobaczą wersję aktualnie obowiązującą, a nie wersję udostępnioną pierwszego dnia.

Audyty potwierdzające przestrzeganie zasad i zgodności (zwykle koordynowane przez specjalistów ds. zgodności, zespoły prawne korporacji lub liderów audytu wewnętrznego): Podczas przeglądów lub audytów polityk, zespoły często proszone są o dostarczenie najnowszej wersji polityk wewnętrznych. Kod QR, który zawsze odsyła do aktualnego dokumentu polityki, oferuje czystszy sposób na zademonstrowanie aktywnej kontroli nad dokumentem niż utrzymywanie wielu śladów e-maili lub ręczne ponowne wysyłanie zaktualizowanych plików. Tworzy to pojedynczy, stabilny punkt dostępu do aktualnej wersji w dowolnym momencie.

Związane z: Usprawnianie dokumentów za pomocą kodów QR PDF w zawodzie prawniczym

Jak wygląda konfiguracja w praktyce

Przepływ pracy jest prosty. 

Korzystanie z QRCodeChimpW rozwiązaniu PDF to QR Code zespół odpowiedzialny za zarządzanie polityką przesyła aktualną wersję dokumentu i generuje powiązany z nim dynamiczny kod QR. Kod ten jest następnie osadzany w dowolnym fizycznym lub cyfrowym zasobach, które mają odwoływać się do dokumentu – podręczniku, tablicy ogłoszeń, banerze intranetu, zestawie szkoleniowym lub pakiecie wprowadzającym.

Po zmianie polityki, inspektor przesyła nowy plik PDF i zastępuje powiązany plik. Kod QR pozostaje niezmieniony. Następna osoba, która go zeskanuje, otrzyma zaktualizowany dokument bez konieczności podejmowania dalszych działań przez zespół ds. zgodności.

Platforma zapewnia również analiza skanowaniaDzięki temu zespoły mogą śledzić, do których kodów QR uzyskano dostęp, kiedy i skąd. Dla celów zgodności tworzy to lekki rejestr dostępu do dokumentów; przydatny kontekst podczas audytów lub w celu wykazania, że ​​polityka była aktywnie rozpowszechniana.

W przypadku organizacji zarządzających wieloma dokumentami dotyczącymi zasad w różnych działach możliwe jest tworzenie osobnych kodów QR dla każdego dokumentu i porządkowanie ich w folderach na platformie, dzięki czemu zarządzanie wersjami staje się przejrzyste i możliwe do zweryfikowania.

Przeczytaj także: Połącz wiele plików PDF w jeden kod QR za pomocą galerii PDF z kodem QR

Dlaczego to ma większe znaczenie, niż mogłoby się wydawać

Zgodnie z Roczne globalne badanie dyrektorów generalnych PwCPrawie siedmiu na dziesięciu prezesów uważa, że ​​otoczenie regulacyjne stanowi barierę dla tworzenia i dostarczania wartości przez ich organizację. Dla specjalistów ds. zgodności, radców prawnych i kierowników działów argumentujących za lepszą kontrolą dokumentów wewnętrznych, to właśnie w tym kontekście działa kierownictwo. To ułatwia sformułowanie argumentu.

Metoda dystrybucji dokumentów zgodności nie jest neutralną decyzją operacyjną. 

Metoda, która utrudnia znalezienie dokumentów, ułatwia ich zgubienie lub uniemożliwia ich aktualizację, stwarza ukryte ryzyko. Metoda, która gwarantuje, że dokument, do którego ktoś ma dostęp dzisiaj, jest zawsze wersją aktualnie obowiązującą, eliminuje całą kategorię przypadków braku zgodności.

Kody QR w formacie PDF do dokumentów zgodności nie wymagają nowej platformy, nowego procesu ani znacznych inwestycji w IT. Wymagają zmiany sposobu, w jaki zespoły ds. zgodności postrzegają relację między drukowanym lub udostępnionym artefaktem a żywym dokumentem, który ma on reprezentować. 

Kod jest stabilnym identyfikatorem. Dokument można zmieniać tak często, jak to konieczne.

To niewielka zmiana operacyjna, która jednak ma ogromny wpływ na to, jak pewnie zespół ds. zgodności może twierdzić, że odpowiednie osoby mają dostęp do odpowiedniej wersji odpowiedniego dokumentu – i to już teraz.

PYTANIA I ODPOWIEDZI