Sprzedaż biletów z kodem QR na wydarzenia: planowanie, najlepsze praktyki i błędy, których należy unikać

Problemy z rejestracją na wydarzenia rzadko zaczynają się już przy wejściu. Zazwyczaj zaczynają się wcześniej, gdy zasady dotyczące biletów, obowiązki związane z weryfikacją lub procedury tworzenia kopii zapasowych nie zostały jasno określone.

Bilet może zostać przekazany innej osobie. Pracownicy przy oddzielnych wejściach mogą stosować inne zasady. Karnet trzydniowy może przestać obowiązywać po pierwszym dniu. Goście mogą dotrzeć na miejsce bez przygotowanych biletów, podczas gdy obsługa wejścia będzie miała problem z potwierdzeniem, kto powinien zostać wpuszczony.

Bilety z kodem QR mogą zapobiec wielu z tych problemów, ale sam kod QR nie wystarczy. Organizatorzy potrzebują kompletnego procesu tworzenia biletów, ich bezpiecznej dostawy, weryfikacji wejścia i zarządzania wyjątkami.

W tym przewodniku wyjaśniono, jak działa sprzedaż biletów za pomocą kodu QR, jakie decyzje należy podjąć przed wystawieniem biletów i jak uniknąć typowych błędów podczas odprawy.

Czym jest sprzedaż biletów za pomocą kodu QR?

System sprzedaży biletów z kodem QR to system, w którym każdy uczestnik otrzymuje bilet z unikalnym kodem QR. Upoważniony personel skanuje kod przy wejściu, aby potwierdzić ważność biletu i sprawdzić, czy nie osiągnięto dozwolonego limitu zeskanowań.

Bilet można wyświetlić na telefonie lub wydrukować. Ważne jest, aby każdy uczestnik otrzymał osobny kod z jasno określonymi warunkami wstępu.

Proces sprzedaży biletów z wykorzystaniem kodu QR zazwyczaj obejmuje cztery powiązane ze sobą zadania:

1. Wydanie każdemu uczestnikowi unikalnego biletu
2. Dostarczenie biletu prywatnie
3. Potwierdzenie tego na wydarzeniu
4. Rejestrowanie obecności po zameldowaniu

Sprzedaż biletów nie zawsze musi obejmować przetwarzanie płatności. Organizator może zbierać rejestracje lub płatności za pośrednictwem innej platformy i korzystać z systemu sprzedaży biletów z kodem QR do wydawania przepustek, kontrolowania wejścia i śledzenia frekwencji.

Kody QR wydarzeń i kody QR biletów na wydarzenia to dwie różne rzeczy

👉 An Kod QR wydarzenia jest zazwyczaj udostępniany publicznie. Umożliwia on przeglądanie szczegółów wydarzenia, znalezienie miejsca, sprawdzenie harmonogramu lub dotarcie do strony rejestracji lub sprzedaży biletów.

👉 An Kod QR biletu na wydarzenie jest wydawany prywatnie uczestnikowi. Służy do weryfikacji biletu tej osoby i kontroli wstępu.

Użyj kodu QR wydarzenia, aby je promować. Użyj kodu QR biletu na wydarzenie po zarejestrowaniu się, zatwierdzeniu lub zakupieniu biletu wstępu.

Jak działa sprzedaż biletów za pomocą kodu QR

Typowy proces sprzedaży biletów z wykorzystaniem kodu QR składa się z pięciu etapów.

1. Tworzony jest rekord uczestnika

Organizator wprowadza dane uczestnika indywidualnie, przesyła istniejącą listę uczestników lub zbiera szczegóły za pomocą formularza rejestracyjnego.

2. Wydawany jest bilet jednorazowy

System tworzy osobny bilet i kod QR dla danego uczestnika. Bilet może zawierać imię i nazwisko gościa, szczegóły wydarzenia, miejsce, strefę, kategorię biletu oraz instrukcje dotyczące wejścia.

3. Bilet jest udostępniany uczestnikowi

W przypadku indywidualnie utworzonego biletu organizator otwiera kod QR biletu na wydarzenie w panelu i wybiera Udostępnij bilet przez e-mail.

W przypadku tworzenia zbiorczego lub opartego na formularzu, organizatorzy mogą włączyć automatyczne udostępnianie biletów dla nowych rekordów. Po włączeniu tej opcji każdy bilet jest wysyłany e-mailem po utworzeniu rekordu. W przeciwnym razie organizator może otworzyć partię biletów i użyć… Udostępnij bilet przez e-mail wysłać bilety.

Następnie uczestnik może otworzyć bilet na swoim telefonie lub pobrać go przed przybyciem.

4. Personel potwierdza ważność biletu

Przy wejściu upoważniony członek zespołu skanuje kod QR za pomocą systemu walidacyjnego wydarzenia. Wynik pokazuje, czy bilet może zostać zaakceptowany.

5. Obecność jest aktualizowana

Po pomyślnej weryfikacji status biletu jest aktualizowany. Organizatorzy mogą monitorować, ilu uczestników się zarejestrowało i ilu jest jeszcze spodziewanych.

Zaplanuj swój proces sprzedaży biletów z kodem QR

Nie zaczynaj od projektowania biletu. Zacznij od ustalenia, jak ma wyglądać wstęp.

👉 Wybierz sposób tworzenia biletów

Właściwa metoda tworzenia zależy od tego, w jaki sposób informacje o uczestnikach dotrą do Ciebie.

👉 Określ zasady wejścia i powrotu

Przed wystawieniem biletu zdecyduj, ile razy ma on zostać użyty.

Na koncert lub pokaz może być wymagana jednorazowa wejściówka. Karnet konferencyjny może uprawniać uczestników do wyjścia i powrotu. Bilet festiwalowy może być ważny raz dziennie przez kilka dni.

Unikaj ustawiania wysokiego limitu skanowania tylko dla wygody. Każda kolejna pomyślna walidacja stwarza kolejną okazję do udostępnienia tego samego biletu.

W przypadku wydarzeń wymagających bardziej rygorystycznej kontroli, do biletu dołącz imię i nazwisko uczestnika, kartę członkowską, opaskę lub inną metodę weryfikacji.

👉 Zaplanuj dostęp wielodniowy

Bilet wielodniowy nie powinien umożliwiać wykonania wszystkich dozwolonych skanów jednocześnie.

Na przykład, trzykrotne zeskanowanie karnetu bez ograniczeń może umożliwić wejście trzem osobom pierwszego dnia. Codzienne resetowanie pozwala na ponowne wykorzystanie tego samego biletu w kolejnym dniu wydarzenia, bez możliwości nieograniczonego ponownego wykorzystania tego samego dnia.

QRCodeChimpOpcja Resetuj blokadę codziennie umożliwia przywrócenie dozwolonej liczby skanów biletu w skonfigurowanym czasie.

Dokładnie przetestuj czas resetowania, zwłaszcza w przypadku wydarzeń trwających po północy.

👉 Przypisz walidatorów i wejścia

Prywatne spotkanie może wymagać jednego stanowiska odprawy. Konferencja, turniej lub festiwal mogą wymagać kilku wejść.

Zdecydować:

Ile punktów walidacyjnych będzie działać
Kto będzie sprawdzał bilety przy każdym wejściu
Którzy członkowie zespołu potrzebują dostępu
Kto może zatwierdzać wyjątki od wstępu
W jaki sposób pracownicy powinni zgłaszać kwestie sporne lub nieważne bilety

Upoważniony QRCodeChimp Użytkownicy kont głównych i subkont mogą uzyskać dostęp do walidatora biletów na wydarzenia w przeglądarce, używając własnych loginów. Pracownicy nie muszą udostępniać danych logowania do konta głównego.

👉 Zaplanuj dostawę biletów i potwierdź obecność

Wysyłaj wszystkie zgłoszenia prywatnym kanałem. Unikaj publikowania zgłoszeń uczestników na stronach publicznych, w folderach współdzielonych, w mediach społecznościowych i w otwartych konwersacjach grupowych.

Użyj rozpoznawalnej nazwy nadawcy i tematu wiadomości e-mail, aby uczestnicy mogli łatwo znaleźć bilet. Przypomnienie umieszczone w pobliżu wydarzenia może zachęcić gości do pobrania lub zapisania biletu przed przybyciem.

W przypadku zbiorczo tworzonych kodów QR biletów na wydarzenia, organizatorzy mogą również zbierać odpowiedzi na pytania RSVP podczas udostępniania biletów e-mailem. Pomaga to oszacować przewidywaną frekwencję przed wydarzeniem.

👉 Przygotuj proces awaryjny

Zdecyduj, co personel powinien zrobić, gdy:

Uczestnik nie może znaleźć biletu
Bateria w telefonie jest rozładowana
Kod jest trudny do odczytania
Dane uczestnika wymagają potwierdzenia
Łączność w obiekcie staje się zawodna
Bilet jest oznaczony jako już wykorzystany
Gość twierdzi, że bilet został przekazany bez pozwolenia

W przypadku biletów zbiorczych, przechowuj raport o autoryzowanych uczestnikach jako kontrolowany zapas. Zdefiniuj, kto może zatwierdzać ręczne wejście i jak będzie rejestrowany wyjątek.

Lista zapasowa powinna wspomagać proces walidacji, a nie go zastępować.

Jakie informacje powinien zawierać bilet na wydarzenie?

Bilet na wydarzenie powinien zawierać odpowiedzi na pytania, które uczestnik najprawdopodobniej zada sobie przed przybyciem i stojąc przy wejściu.

Zawierać:

Imię i nazwisko uczestnika
Nazwa wydarzenia
Data i czas
Miejsce i wejście
Miejsce, rząd, strefa lub kategoria biletu (jeśli ma zastosowanie)
Warunki wjazdu lub powrotu
Dane kontaktowe organizatora
Unikalny kod QR uczestnika

W zależności od wydarzenia możesz również uwzględnić informacje dotyczące parkingu, link do mapy, szczegóły dotyczące dostępności, przedmioty zabronione, wymagania dotyczące ubioru lub krótki harmonogram.

Unikaj umieszczania na bilecie treści promocyjnych, które utrudniają znalezienie informacji o wstępie. Przy bramce kod QR i niezbędne instrukcje powinny być widoczne od razu.

Branding może sprawić, że bilet będzie rozpoznawalny, jednak czytelność powinna być ważniejsza od dekoracji.

Wdrażanie systemu sprzedaży biletów z kodem QR na wydarzenia studenckie

Szkoły i uczelnie mogą być zmuszone do zarządzania studentami, rodzicami, absolwentami, gośćmi i uczestnikami zewnętrznymi w ramach tego samego wydarzenia.

W przypadku znanej listy uczestników, bilety można utworzyć zbiorczo, używając jednego wiersza arkusza kalkulacyjnego na osobę. W przypadku rejestracji otwartych, informacje o uczestnikach można zebrać za pomocą formularza. Tworzenie oparte na zatwierdzeniu można zastosować, gdy rejestracje muszą zostać sprawdzone przed wystawieniem biletów.

Uroczystość wręczenia dyplomów może wymagać jednorazowego wstępu. Festiwal studencki trwający kilka dni może wymagać codziennego odnawiania biletów. Większe wydarzenia na terenie kampusu mogą wymagać obecności upoważnionego personelu przy wielu wejściach.

Zasady wstępu powinny być określone osobno dla każdej kategorii uczestników. Uczniowie, rodzice, artyści, pracownicy i goście zewnętrzni mogą nie wymagać takiego samego dostępu.

Wszystkie te kroki łącznie zapewniają szkole lub uczelni kompletny system wprowadzania kodów QR do biletów studenckich — rejestracja, zatwierdzenie, wydanie biletu i walidacja w jednym procesie.

Typowe błędy w biletach QR i jak im zapobiegać

⚠ Używanie jednego kodu QR dla każdego uczestnika

Wspólny kod nie pozwala na ustalenie, która osoba przybyła, ani czy ten sam bilet został ponownie wykorzystany.

Utwórz unikalny bilet dla każdego uczestnika, gdy kontrola wstępu lub śledzenie obecności mają znaczenie.

⚠ Ignorowanie ryzyka związanego z kopiowaniem biletów

Osoba może skopiować lub przesłać dalej obraz biletu. Każda kopia zawiera ten sam kod QR.

W przypadku walidacji jednorazowej, tylko pierwszy zaakceptowany skan jest aktywny. Późniejsze próby są wyświetlane jako już użyte lub zablokowane. Jeśli jednak pierwsza wejdzie osoba nieupoważniona, prawdziwy uczestnik może zostać później odrzucony.

Prywatna dostawa i dodatkowe kontrole tożsamości mogą ograniczyć to ryzyko w przypadku wydarzeń płatnych, ograniczonych czasowo lub o dużej wartości.

⚠ Wybór niewłaściwego limitu skanowania

Bilet jednorazowego wstępu może zablokować się zbyt wcześnie, gdy dozwolone jest ponowne wejście. Bilet wielokrotnego skanowania może pozwolić na użycie tego samego kodu przez więcej osób niż zamierzono.

Udokumentuj regułę dla każdej kategorii zgłoszeń i przetestuj ją przed wysłaniem zgłoszeń.

⚠ Testowanie z wykorzystaniem prawdziwych biletów uczestników zamiast biletów testowych

Skanowanie oryginalnych biletów uczestników podczas konfiguracji może skutkować utratą przysługującego im prawa wstępu.

Utwórz osobne zgłoszenia testowe na potrzeby szkoleń i prób personelu.

⚠ Pominięcie próby wejściowej

Pomyślne zeskanowanie kodu QR nie jest dowodem na to, że cała operacja odprawy jest gotowa.

Test:

Logowania personelu
Aparaty fotograficzne
Łączność z obiektem
Wybór wydarzenia
Wiadomości o statusie biletu
Wiele jednoczesnych walidacji
Oznakowanie bramy
Obsługa wyjątków

W przypadku większych wydarzeń należy przeprowadzić krótką symulację z udziałem kilku członków zespołu, którzy jednocześnie weryfikują różne zgłoszenia testowe.

⚠ Nie udało się przetestować łączności obiektu

Weryfikacja za pomocą przeglądarki internetowej i aktualizacja obecności w czasie rzeczywistym wymagają niezawodnego dostępu do Internetu.

Przetestuj dane mobilne i sieć Wi-Fi przy każdym wejściu, nie tylko w głównej sali eventowej. Rozważ awaryjne połączenia mobilne w newralgicznych punktach wejścia.

⚠ Zbytnie projektowanie kodu QR

Niestandardowe kolory i kształty mogą podkreślać charakter wydarzenia, ale kod musi mieć odpowiedni kontrast, wolną przestrzeń i odpowiedni rozmiar.

Przetestuj ostateczny bilet na różnych telefonach i w warunkach oświetleniowych, jakich można spodziewać się na miejscu wydarzenia.

⚠ Brak poinformowania uczestników

Powiedz uczestnikom:

Którego wejścia użyć
Kiedy drzwi się otworzą
Czy ponowny wjazd jest dozwolony
Co muszą przedstawić
Czy powinni pobrać bilet z wyprzedzeniem

Przejrzyste instrukcje zmniejszają opóźnienia i liczbę sporów podczas odprawy.

Kiedy potrzebujesz również platformy do sprzedaży biletów

Niektórzy organizatorzy muszą jedynie wystawiać bilety, weryfikować wejścia i monitorować frekwencję. Inni potrzebują szerszego systemu komercyjnego, który obsługuje:

Płatności online
Zwroty i anulacje
Dynamiczne ceny biletów
Zapasy miejsc zarezerwowanych
Obsługa podatkowa
Odsprzedaż biletów
Kompleksowe zarządzanie zamówieniami

QRCodeChimp może obsługiwać tworzenie biletów na podstawie kodów QR, prywatną dystrybucję, walidację, RSVP, odprawę i śledzenie obecności.

W przypadku konieczności skorzystania z funkcji płatności lub zaawansowanej sprzedaży organizatorzy mogą skorzystać z oddzielnej platformy rejestracyjnej lub platformy sprzedaży biletów w celu przeprowadzenia transakcji i QRCodeChimp dla biletu uczestnika i procesu wejścia.

Dzięki temu każda platforma może obsłużyć tę część procesu wydarzenia, do której została zaprojektowana.

W jaki sposób QRCodeChimp pasuje do przepływu pracy

QRCodeChimp łączy wydawanie biletów, prywatną dostawę, walidację i śledzenie obecności w jednym, połączonym systemie System sprzedaży biletów i odprawy za pomocą kodów QR.

Organizatorzy mogą tworzyć bilety indywidualnie, zbiorczo lub za pomocą formularzy. Mogą definiować limity skanowania, obsługiwać zgłoszenia wielodniowe, zapewniać dostęp do weryfikacji upoważnionym członkom zespołu oraz korzystać z narzędzia opartego na przeglądarce do weryfikacji biletów.

W przypadku masowo tworzonych kodów QR biletów na wydarzenia organizatorzy mogą również zbierać odpowiedzi na pytania o potwierdzenie obecności, monitorować łączną liczbę uczestników na żywo i pobierać raporty zawierające informacje o uczestnikach i ich walidacji.

Końcowe przemyślenia

Sprzedaż biletów za pomocą kodów QR działa najlepiej, gdy traktuje się ją jako proces wejścia, a nie po prostu jako kod umieszczony na bilecie.

Zdecyduj, w jaki sposób będą tworzone bilety, ile razy każdy bilet ma zostać użyty, kto może go zweryfikować i co pracownicy powinni zrobić, gdy coś pójdzie nie tak.

Przed dystrybucją biletów należy przetestować cały proces, zwłaszcza w przypadku wydarzeń trwających kilka dni, wydarzeń z ograniczoną liczbą wejść lub wydarzeń z wieloma wejściami.

Dobrze zaplanowany proces sprawia, że ​​uczestnicy przybywają na miejsce sprawniej, a zespół organizujący wydarzenie ma większą kontrolę nad przyjęciami, frekwencją i wyjątkami.

PYTANIA I ODPOWIEDZI